勤怠SaaSのシフトデータを自動でCSV化。約220名分の手入力をなくし、作業時間を約9割削減。

背景

約220名のスタッフは、勤怠SaaS（freee 勤怠管理Plus）に翌月のシフトを入力していました。管理部はその内容を見ながら、派遣管理システムへシフトを手入力し、さらにクライアント別のシフト表原本と突き合わせていました。担当者へのヒアリングでは、1名あたり約22分、管理部2名で月約80時間かかっていました。

当社の対応

作業を数字に分解したうえで、どこをシステム化すると効くかを決めてから開発に入りました。

• 現場担当者へのヒアリングで、作業を「1名あたり何分 × 何名」まで分解して現状の工数を算出
• 4つのSaaS（人事労務・勤怠・給与・派遣管理）の間で、手作業で受け渡しているデータを洗い出し
• そのうち、効果が最も大きく、短期間で作れる「シフト入力」をシステム化の対象として提案
• 派遣先の上長の押印が必要なタイムシートは、電子化すると派遣先の運用やシステムにも影響が出るため、この段階では紙の運用を残し、社内で完結するシフト入力に範囲を絞り込み

解決策

勤怠SaaSのAPIで当月分と翌月分のシフトデータを取得し、休憩時間や基本時間を計算したうえで、派遣管理システムの取り込み形式に整えたCSVを社内サーバーへ出力します。処理は毎晩自動で実行されます。管理部の作業は、CSVを取り込んでシフト表原本と突き合わせるだけになりました。

• 当月分・翌月分の2種類のCSVを毎日自動作成
• 休憩時間・基本時間などを自動計算
• 異常終了時はエラー内容を記録し、再実行できる仕組みを用意

導入効果

シフト入力の作業時間は月約80時間から約7.4時間になり、約91%削減しました。1名あたりの処理時間は約22分から約2分です。 ※ 作業時間は、現場で作業を担当する方へのヒアリングによる概算です。フルタイム換算は月160時間（8時間×20日）で計算しています。