月次の報告資料をボタン1つで。業務全体を測り、効果の大きいところから段階的に導入。

背景

管理部では、CRMから見込み客情報と申込状況のCSVを書き出し、Excelで集計・グラフ化して、毎月の定例報告資料を作っていました。担当者へのヒアリングでは、この作業だけで月約16時間かかっていました。さらに、紙アンケートの入力やCRMから別システムへの二重入力も含めると、関連する手作業は月80時間を超えていました。

当社の対応

最初から全部を作るのではなく、業務全体を測ったうえで、最初に作る範囲を決めました。

• 来場から報告までの業務フローを、担当者ごと・作業ごとに分解し、作業時間を「分 × 件数 × 日数」で算出
• 関連業務全体（約84時間/月）の現状と導入後の姿、段階ごとの効果・費用を提示
• 予算に合わせて、最初の段階を「効果が大きく、既存のCRMを変えずに済む月次報告資料の自動化」に絞り込み
• 作らない機能とその業務影響も事前に説明し、合意したうえで開発

解決策

CRMのCSVを自動で取り込み、共通の集計エンジンで、来場・契約率・来場者分析・購入者分析など8種類の帳票を作成します。管理部は対象月と帳票を選んでボタンを押すだけで、グラフ付きのExcelをまとめてダウンロードできます。

• CRMのCSVを毎日自動で取り込み
• 帳票8種類（月次資料13種類のうち、効果の大きいもの）をボタン1つで出力
• 1つの元データから7種類の派生帳票を作る共通基盤にし、残りの帳票も追加しやすい構成

導入効果

月次報告資料の作成時間は月約16時間から約1時間になり、月約15時間（年間約180時間）を削減しました。 ※ 作業時間は、現場で作業を担当する方へのヒアリングによる概算です。