AI名簿データ作成・管理システム

背景

数千件にのぼるPDFの名簿を、Excelへの手入力・目視チェック・宛名印刷の順に処理しており、多くの従業員と膨大な作業時間を要する業務となっていました。

解決策

PDFを登録するだけで、AIが必要な項目を抽出し宛名印刷用のデータを自動作成する仕組みを構築。全件を人が確認するのではなく、AIに任せる部分と人が確認する部分を切り分けることで、確認の手間を最小限に抑えています。

• PDFを登録すると、AIが氏名・住所など必要な項目を抽出してデータを作成
• 読取精度や特殊文字（旧字体・外字など）の使用状況に応じて、確認が必要なデータを自動で振り分け
• 振り分けたデータのみ、画面上で元のPDFと照合して確定
• 確定したデータを宛名印刷用の形式でダウンロード

導入効果

名簿の手入力が不要になったことで、入力ミスの削減と作業時間の大幅な削減につながっています。

• PDFからの自動抽出により手入力をなくし、転記・入力ミスを削減
• 確認作業を必要なデータに絞り込むことで、多くの人手と時間を要していた作業を大幅に短縮

安全性への配慮

個人情報を扱うシステムのため、二段階認証によるログイン保護、データベースを外部から遮断したネットワーク構成、夜間の自動バックアップなど、運用面の安全性にも配慮しています。